Du hast Panik wenn das Telefon klingelt? Wenn dein Chef sagt, du musst einen Kunden anrufen, klopft dein Herz bis zum Hals? Ab jetzt ist Schluss damit! Mit diesen Tipps musst du in Zukunft keine Angst mehr vor dem Telefonieren haben! Arten von Telefongesprächen Prinzipiell unterscheidet man zwischen zwei verschiedenen Arten bei Telefongesprächen: entweder wirst du angerufen oder du rufst aktiv jemanden an. Das kommt total auf die Situation drauf an bzw. darauf was deine Position ist, in welcher Abteilung du bist, welche Ausbildung du machst bzw. welche Aufgabe du aktuell hast. Du rufst jemand an Wenn du die Aufgabe bekommen hast z.B. einen Kunden anzurufen um mit ihm über den Auftrag oder das Produkt zu sprechen, dann musst du aktiv zum Hörer greifen. Es kann sein, dass du total aufgeregt davor bist und das du nicht weißt, was du überhaupt sagen sollst. Du möchtest dich natürlich nicht blamieren und blöd vor dem Kunden da stehen. Welche Tipps dafür helfen können, zeige ich dir gleich. Der Vorteil ist hier auf jeden Fall, dass du dich auf den Anruf vorbereiten kannst. Jemand ruft dich an Es gibt aber auch noch die Situation, dass du aktiv von einem Kunden angerufen wirst. Das kann z.B. sein, wenn du am Empfang sitzt oder im Büro arbeitest oder du vom Kunden von der Baustelle angerufen wirst oder, oder, oder. Es kann total unterschiedlich sein. Doch in dieser Situation ist leider der Nachteil, dass du dich nicht aktiv auf den Anruf vorbereiten kannst (außer du weißt, dass der Anruf kommen wird). Das heißt, du musst prinzipiell schon so gut vorbereitet sein, dass dir das Telefonat keine Probleme bereitet. Wie du das schaffst, liest du jetzt. Tipps damit dir das Telefonieren leicht fällt Im Folgenden findest du ein paar Tipps, die ich dir mit auf den Weg geben möchte, wenn es ums Telefonieren geht. Das sind alles Tipps, die ich selbst auch tagtäglich anwende. Tipp #1 – Sei vorbereitet Der größte Vorteil, den du in der Situation hast, wenn du jemanden anrufen musst, ist, dass du dich richtig gut vorbereiten kannst. Mach dich schlau wie die Person heißt, die du anrufst. Sei dir klar, was du willst also warum du anrufst. Bereite dich ordentlich auf den Anruf vor. Frage dich, welche Fragen im Gespräch beim Kunden aufkommen können und lege dir die Antworten schon zurecht. Sei deinem Kunden am Besten immer ein Schritt voraus. Dazu gehört außerdem, dass du gute Argumente hast, wenn du einem Kunden etwas verkaufen musst. Das gehört genau so zu einer guten Vorbereitung. Tipp #2 – Sei freundlich Wenn du den Kunden anrufst dann melde dich auf jeden Fall mit „Guten Tag“ oder „Guten Morgen“ und nenne deinen Namen und die Firma von der du anrufst. Damit weiß dein Gegenüber direkt wer du bist und kann dich richtig zuordnen. Starte das Telefonat freundlich, d.h. es macht vor allem am Telefon der Ton die Musik. Das heißt dein Anrufpartner merkt, wenn du kein Bock hast, wenn du schlechte Laune hast oder wenn du patzig bist. Sei also auf jeden Fall freundlich und höflich. Vergiss auch nicht „Bitte“ und „Danke“ zu sagen – das gehört genau so zum freundlich sein 🙂 Wenn du merken solltest, dass die Person gerade etwas hektisch ist oder es im Hintergrund unruhig wirkt, kannst du auch ruhig fragen ob es gerade geht oder ob es ungelegen kommt. Die Person wird dir dann direkt sagen, ob es passt oder ob es gerade unrecht ist. Falls es unrecht ist, dann kannst du einfach später nochmals anrufen. Tipp #3 – Lächle Das klingt jetzt im ersten Moment vielleicht etwas banal oder auch sinnlos, denn die Person am Telefon sieht dich ja schließlich nicht. Doch es ist wirklich so, dass du freundlicher und gut gelaunt rüber kommst, wenn du lächelst. Außerdem kannst du deine Mimik und Gestik auch ganz normal einsetzen, wie wie die Person gegenüber von dir sitzt. Es hilft auch, wenn du mal aufstehst und dadurch das Gefühl bekommst mit der Person direkt zu sprechen. Tipp #4 – Halte dich kurz Fang nicht an am Telefon deine ganze Lebensgeschichte zu erzählen – das interessiert die Person am anderen Ende nicht. Halte dich kurz und sachlich und halte dich an dein Konzept, dass du dir in der Vorbereitung gemacht hast. Lange Telefonate können ermüdend sein, vor allem für Personen die eigentlich gar keine Zeit haben oder keine Lust haben zu telefonieren. Trotzdem gilt es bei einem Anruf, ebenso wie bei einem persönlichen Gespräch, nicht direkt mit der Tür ins Haus zu fallen und vielleicht noch ein wenig Smalltalk zu halten. Das kommt aber total auf das Gespräch darauf an und auf die Person mit der du sprichst. Es ist nämlich ein Unterschied, wenn du als Medizinische Fachangestellte schnell im Labor anrufen musst oder einem Patienten kurz telefonisch den Termin bestätigen musst. Oder ob du als Industriekauffrau einen großen Kunden anrufst und versuchst ihm ein teures Produkt zu verkaufen. Das kommt einfach total auf die Situation an! Tipp #5 – Notiere einen Rückruf Wenn die Person, die du erreichen möchtest, nicht direkt ans Telefon geht sondern jemand anders, dann frage freundlich, ob die Person zu sprechen ist. Im Normalfall musst du dann sagen um was es geht. Sei hier also wieder vorbereitet! Es kann sein, dass die Person nicht zu sprechen ist, weil sie schon am Telefon ist, in einem Termin ist oder heute nicht da ist. Wenn das der Fall ist, dann frage entweder, ob du es später/am nächsten Tag etc. nochmals versuchen kannst oder vielleicht wird dir auch ein Rückruf angeboten. Du kannst zusätzlich auch eine E-Mail schreiben, je nachdem wie die Situation es eben zulässt und es sich ergibt. Achtung: wenn du einen Rückruf annimmst, wechselst du die Situation und sorgst dafür, dass du angerufen wirst. Das heißt, du kannst dich wieder nicht so gut vorbereiten. Tipp #6 – Halte Floskeln parat Informiere dich im Vorfeld auf jeden Fall wie man sich bei dir im Unternehmen am Telefon meldet. Im Normalfall machen das alle Mitarbeiter gleich um einfach ein einheitliches