Bei dir steht bald das nächste Mitarbeitergespräch bzw. Feedbackgespräch in der Ausbildung an? Oder du hattest noch ein ein solches Gespräch? Du möchtest wissen, wie du dich am Besten darauf vorbereitest bzw. wie du so ein Gespräch anstößt? Dann ist dieser Beitrag für dich genau richtig.
In meinem Podcast habe ich ein Interview mit Michael Zocholl geführt zum Thema Mitarbeitergespräche. Ich habe einige Inhalte aus dem Interview in diesem Beitrag niedergeschrieben und ebenfalls noch um eigene Inhalte ergänzt. Hier findest du die Podcast-Folge mit Michael:
Allgemein zum Mitarbeitergespräch in der Ausbildung
Mitarbeitergespräch im Detail
Nun betrachten wir das Gespräch im Detail: was hast du vorab zu erledigen, wie sieht das Gespräch an sich dann aus und welche To Do´s ergeben sich für dich oder deinen Gesprächspartner im Nachgang.
Schritt 1: Vorab
Die Vorbereitung ist für dich extrem wichtig, da du als Azubi die meiste Redezeit haben wirst – zumindest sollte das im Regelfall so sein. Leitfragen zum Gespräch gibt es normalerweise in der Personalabteilung. Frage dort nach, ob du die Fragen ausgehändigt bekommst um dich gut vorzubereiten. Es kann auch sein, dass deine Führungskraft dir die Fragen vorab zugesendet hat.
Fragen stellen
Sollte es weder Fragen von der Personalabteilung geben, noch Fragen von deinem Vorgesetzten, solltest du dich trotzdem darauf vorbereiten.
Im folgenden findest du ein paar Reflexionsfragen, die für das Mitarbeitergespräch in der Ausbildung mit der direkten Führungskraft nützlich sein könnten, wenn man keinen Leitfaden oder auch Leitfragen aus der Personalabteilung bekommt:
- Welche Aufgaben haben mir Spaß gemacht?
- Welche Aufgabe habe ich nicht so gut gemacht? –> Warum?
- Wo habe ich mich in meinem Element gefühlt? Wo habe ich mich besonders wohl gefühlt?
- Was verstehe ich noch nicht? Was muss ich noch besser kennen/lernen?
Hier ein paar Fragen, die du dir vorab stellen kannst, für das Gespräch mit deinem Azubi-Betreuer:
- Wie soll mein Arbeitsplatz in Zukunft aussehen? Was macht mir Spaß/was nicht – wo sehe ich mich? Wo kann ich mich besser einbringen?
- Was läuft im Betrieb sehr gut? Wie ist die Beziehung zu Kollegen/Vorgesetzten? Womit kommt man gut/schlecht klar?
- Berufsschule – was läuft da gut/schlecht? Wie sind die Noten? Wie ist die Beziehung zu Lehrern?
–> Welche Weiterbildungen ergeben sich daraus? Abi nachholen/Studium absolvieren? Techniker/Meister? Interne Weiterbildung? Seminare?
Nervosität/Angst vor dem Gespräch – wie geht man damit um?
Hole dir die folgenden Punkte nochmals vor die Augen und mache dir folgendes klar:
- Ablauf ist klar: Nach diesem Blogbeitrag kennst du den theoretischen Ablauf. In jedem Unternehmen und von Führungskraft zu Führungskraft laufen die Gespräche unterschiedlich. Das heißt, du musst in den sauren Apfel beißen und die ersten Gespräche erst mal mitmachen um eine Routine reinzubekommen. Mach dir klar, dass es nur ein Gespräch zwischen zwei Personen ist – beide legen ihre Sichtweisen dar. Mehr ist es nicht.
- Beziehung reflektieren: Stelle dir Fragen wie: Wie stehe ich zu meiner Führungskraft? Wie ist unsere Beziehung? Sind offene/kritische Punkte aufgetreten? Was für Feedback kann ich erwarten/werde ich geben?
- Eigene Notizen checken: Geh deine eigenen Fragen, die du vorbereitet hast, nochmals durch: Ist meine Reflexion wirklich realistisch? Was kann ich wirklich noch besser machen? Mache dir klar, dass du nicht auf Feedback warten sollst. Fordere aktiv Feedback ein und lege deiner Führungskraft auch Lösungsvorschläge vor.
Schritt 2: Während dessen
Nun kommen wir zum Kern vom Mitarbeitergespräch in der Ausbildung – dem Gespräch an sich. Im folgenden erläutere ich dir die 4 typischen Gesprächsphasen:
1. Phase: Kontaktaufbau
- Führungskraft soll mit dir eine gute Atmosphäre herstellen
- Smalltalk – erst mal ankommen
- Hier redest du erst mal über etwas belanglosere Dinge wie das Wetter oder das Mittagessen in der Kantine.
2. Phase: Rückblickphase
- Nun kommen wir in die Phase in der man reflektiert. Du sollst den letzten Einsatz erklären, wie er war, wo du dich wie gefühlt hast, wie du es empfunden hast.
- Du bist am Zug und sollst deine Meinung äußern.
- Schreite hier auch gerne ein, wenn deine Führungskraft dir das Wort im Mund rum dreht – du musst dich im Zweifel immer wieder erklären. Umso konkreter du wirst in deiner Argumentation, umso besser.
- Du kannst hier auch Bezug auf das letzte Mitarbeitergespräch nehmen. Was hat sich seit dem entwickelt, wie hast du dich entwickelt?
- Nun ist Führungskraft am Zug und erklärt, wie sie deine Leistung sieht.
- Sie sagt und schreibt auf was sie gut/schlecht fand. Umso konkreter man hier wird, umso besser für dich – denn umso konkreter weißt du, wie du dich verbessern kannst.
- Am Ende dieser Phase sollten beide Parteien ihre Meinung gesagt haben und ihre Punkte gut argumentiert haben. Man sollte einen Konsens finden über die Bewertung – trau dich deine Meinung zu sagen!
3. Phase: Ausblickphase
- Gemeinsam werden Punkte entwickelt, die bis zum nächsten Mitarbeitergespräch umgesetzt werden sollen. Man legt hier jetzt die weiteren Schritte konkret fest.
- Klassiker, die vereinbart werden: Mehr Kommunikation, besseres Feedback, Weiterbildungen etc.
- Trau dich deine Meinung zu sagen und auch dein Feedback und dein Input in den Beschluss einzubinden.
- Umso besser du dich vorbereitet hast, umso konkretere Forderungen kannst du hier stellen. (Bsp.: Ich weiß, dass ich im Verkauf noch nicht so gut bin, deshalb schlage ich vor nächsten Monat auf das Seminar für Verkaufstraining zu gehen. Damit könnte ich XY als Input bringen und die Abteilung XY besser unterstützen.)
- Wenn du hier nicht klar Stellung beziehst, sondern alles deiner Führungskraft überlässt, darfst du dich nachher nicht beschweren, dass es unrealistische oder sinnlose Ziele sind!
4. Phase: Abschlussphase
- Deine Führungskraft fasst nochmal alles wichtige zusammen.
- Sind Fragen offen oder gibt es noch Punkte zum klären? Hier wird das Gespräch abgeschlossen.
- Solltest du noch offene Punkte haben, ist spätestens jetzt der letzte Moment, diese zu klären!
- Normalerweise wird ein Mitarbeitergespräch auch verschriftlicht. Du musst diese Verschriftlichung auch gegenzeichnen, also lese dir durch, das deine Führungskraft aufgeschrieben hat. Sicher ist sicher 😉
Sollte man als Azubi Feedback geben?
- Wenn es sich im Gespräch ergibt, gerne Feedback geben. Man kann hier offen und ehrlich sein.
- Ungefragt Feedback geben kann schwierig sein – es kommt auf die Führungskraft drauf an. Wenn die Beziehung nicht passt, wird die Führungskraft dein Feedback nicht annehmen, wenn sie nicht danach fragt. Das kann dir negativ ausgelegt werden. Sei hier also eher vorsichtig, wenn du nicht aktiv danach gefragt wirst.
Schritt 3: Danach
Im Nachgang gilt es noch ein paar kleine Punkte zu beachten, damit du das Gespräch auch wirklich ordentlich abschließen kannst:
- Darauf bestehen, dass das was besprochen wurde (Zielvereinbarung/Ziele/Weiterbildungsmaßnahme etc.) auch umgesetzt werden.
- Aus dem Gespräch gehen mit dem Standpunkt „Haben alles besprochen, was bis heute offen war.“ –> wenn nach dem Gespräch noch Punkte offen sind, dann war es kein gutes Gespräch (von beiden Seiten aus).
- Nachbereitung: Plan aufstellen wie man die Ziele erfüllen möchte –> Vorgesetzten aktiv Feedback geben und nicht einfach auf das nächste Gespräch warten, ggf. auch nochmals um Unterstützung bitten.
Kommunikation während des Mitarbeitergesprächs
Für die Kommunikation zwischen dir und deinem Vorgesetzten bzw. deines Azubi-Betreuers ist es wichtig, dass du die Schlüssel der Kommunikation verstehst. Das möchte ich dir im folgenden erklären.
Links siehst du das Leistungsdreieck der Führungskraft nach Daniel Walzer. Es ist unterteilt in die folgenden Bereiche:
- Dürfen: Übergebe ich dem Mitarbeiter die Aufgabe?
- Können: Kann der Mitarbeiter die Aufgabe erledigen?
- Wollen: Möchte der Mitarbeiter die Aufgabe machen?
Diese Fragen muss sich die Führungskraft bzw. dein Vorgesetzter stellen, wenn sie dir eine Aufgabe übergibt bzw. übergeben möchte.
Auf der rechten Seite sehen wir nun dein Leistungsdreieck nach Daniel Walzer, dass des Azubis. Hier stellen wir uns folgende Fragen:
- Dürfen: Was erwarte ich von meiner Führungskraft?
- Können: Was erwarte ich von mir selbst?
- Wollen: Was erwarte ich von meiner Ausbildung?
Und in der Mitte sehen wir das sogenannte Sender-Empfänger-Prinzip. Links siehst du den Sender (also deine Führungskraft) und rechts siehst du den Empfänger (das bist du). Deine Führungskraft sendet dir eine Botschaft, die codiert ist. Codiert bedeutet, dass sie in eigenen Worten etwas zu dir sagt, dass entsprechend verschlüsselt ist. Du erhältst die Botschaft und sendest eine Antwort an die Führungskraft zurück. So entsteht ein Gespräch zwischen dir und deiner Chefin bzw. deinem Chef. Wenn nun aber in der Mitte eine Störung vorliegt, dann wird das Gespräch gestört und die Botschaft, die man sich eigentlich sagen möchte, kommt nicht richtig beim anderen an.
Störungen können folgendes sein:
- Sprache/Dialekt: Ihr sprecht eine unterschiedliche Sprache bzw. einen unterschiedlichen Dialekt und verstehst einander nicht.
- Bildung: Wenn dein Chef dir irgendwelche Fremdworte entgegen wirft, wirst du vielleicht nicht all zu viel verstehen.
- Interesse: Dein Chef ist nicht wirklich daran interessiert, was du ihm sagen möchtest. Dadurch nimmt er auch nur die Hälfte wahr und hört den Rest gar nicht richtig.
- Kultur: Die Mimik und Gestik ist von Kultur zu Kultur anders – dein Handschlag kann in einer anderen Kultur etwas völlig anderes (auch negatives) bedeuten.
- Humor: Humor ist bekanntlich unterschiedlich, d.h. nur weil du einen Witz lustig findest, heißt das nicht, dass dein Chef diesen auch lustig findet.
Nun gilt es die Botschaft, die deine Führungskraft dir senden möchte mit der Botschaft, was du anders/besser machen sollst, richtig an dich vermittelt. Anders rum gilt es genau so, dass du deine Botschaft, was du dir von deiner Ausbildung überhaupt erhoffst und wie du dich selbst siehst, gut an deine Führungskraft rüber bringst.
Durch eine gute Kommunikation von beiden Seiten, klaren Positionierungen und Botschaften ohne Störungen, kann auch die Kommunikation im Mitarbeitergespräch innerhalb deiner Ausbildung wunderbar funktionieren.
Fazit
Fassen wir zusammen: ein Mitarbeitergespräch solltest du niemals unvorbereitet starten. Außerdem musst dich dir vorab Gedanken zu dir und deiner Ausbildung machen. Während des Gesprächs gilt es eine bestimmte Reihenfolge in 5 verschiedenen Phasen einzuhalten. An diesen Phasen kannst du dich orientieren. Außerdem gilt es innerhalb des Gesprächs die Kommunikation im Blick zu behalten. Was erhoffst du dir von deiner Ausbildung und was fordert dein Chef von dir? Kommt ihr hier auf keinen grünen Zweig? Dann solltest ihr nochmal über die Rahmenbedingungen sprechen!
Ich hoffe, dass dir dieser Blogbeitrag zu deinem nächsten Mitarbeitergespräch weiter hilft. Solltest du das Interview mit Michael nochmals hören wollen, klick dich hier rein:
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In diesem Sinne, bis ganz bald
